Para hablar del tema, en primera medida debemos abordar el concepto en si de implementación y luego si veremos las diferentes etapas que pueden estar involucradas en una implementación de software y como hacer para que el proceso sea exitoso.
Concepto…
Según Wikipedia… Una implementación es la ejecución u/o puesta en marcha de una idea programada, ya sea, de una aplicación informática, un plan, modelo científico, diseño especifico, estándar, algoritmo o política….
y teniendo en cuenta que estamos hablando de software…
La implementación es el trabajo de Logística y Ejecución mancomunado entre Cliente y Proveedor que permite llegar al USO PRODUCTIVO de la herramienta software contratada.
Es un Reto…
Cuando contratamos software debemos tener claridad respecto a que…
- Se asume un reto grande e importante, para el cual se deberá tener buena disposición y disponibilidad (tanto de recurso humano como de tiempo)
- Las cosas no suceden por arte de magia, para que algo suceda SOLO SE DEBE TENER EL INTERÉS DE REALIZARLO
- La implementación trae consigo un gran nivel de expectativas, esfuerzo y carga de trabajo adicional (tareas, cargos y roles se ven alterados por los nuevos procedimientos)
Por lo anterior siempre es muy recomendable que en lo posible se tenga personal exclusivo para la realización de las tareas a ejecutar dentro del proceso de implementación.
PREIMPLEMENTACION
Podríamos llamar así a nuestra primera fase de la implementación, porque es en esta fase que se tienen en cuenta y realizan todos los preparativos tanto logísticos, técnicos (de Hardware y software) como humanos
Debe Definirse un Método…
DEFINIR la forma en que se desea realizar la implementación
- Paralela: Tanto el sistema antiguo como el nuevo se llevan a cabo de forma simultánea durante cierto periodo de tiempo lo que permite verificar que el sistema nuevo entregue la misma información que el sistema antiguo.
- Gradual por Área: Se implementa el software nuevo solo en alguna área – departamento o punto de la organización, las otras áreas se van sumando gradualmente. Ejemplo contabilidad – nomina etc. Esto en caso de que sean varias herramientas software las contratadas.
- Gradual por Proceso: Se determina ejecutar solo alguno(s) procesos de la organización por medio del sistema nuevo, los otros se ejecutan con el sistema antiguo y gradualmente se van agregando procesos hasta realizarlos todos en el nuevo sistema. Esto en caso de que sea solo una única herramienta software contratada.
- De forma Abrupta: Se realiza un corte en una fecha determinada del sistema antiguo para dar inicio al nuevo sistema.
Debe haber un Plan de Trabajo…
- Generalmente el proveedor del software tendrá diseñado UN PLAN DE TRABAJO ORGANIZADO Y VERIFICABLE y el usuario final solo deberá dejarse Direccionar, estar comprometido en el proceso y realizar las tareas que le correspondan.
- Normalmente el plan de Trabajo estará constituido por varias Fases y a cada fase le competerán un grupo de tareas o actividades elementales a las cuales se le deberán asignar recursos (humano – de tiempo, etc)
- Muy importante… que las tareas y/o Actividades que intervienen en cada Fase sean verificables para dar conformidad al contratante
Debe constituirse un Equipo de Trabajo…
- A menudo las etapas y/o fases son coordinadas y dirigidas por el Proveedor y Gestionadas en cabeza de un Director o Coordinador de Proyecto
- Tanto el Proveedor como el contratante deberán disponer de su respectivo equipo de trabajo
- Generalmente el proveedor del software tendrá estipulado un Director de Proyecto: Quien Organiza y Dirige el proceso de Implementación
- Lo más conveniente es que el contratante cuente con una persona idónea, 100% conocedora de los procesos de su empresa y dispuesta a liderar la implementación por parte del contratante
- Este coordinador será el encargado de Direccionar-Procesar o Delegar las pautas marcadas o tareas dejadas por el Proveedor del software.
- Usuarios/Equipo: Quien ejecuta las tareas y o actividades programadas de cada fase.
Otras Posibles Tareas…
- Establecer métodos de comunicación entre las partes: Remota – Email – Grupo de trabajo Whatsapp, etc.
- Preparar Software – Hardware y Conectividad según especificaciones técnicas del Proveedor
- Establecer Agendas - tiempos y usuarios que van a ejecutar las diferentes Tareas de la Implementación
- Conocer métodos y forma de trabajo de cada una de las partes para la sincronización y puesta en marcha
FASE 2: INSTALACIONES Y CONFIGURACIONES
Generalmente en esta fase se proceden a realizar las instalaciones tanto de BD como de aplicativos en servidor y equipos cliente de la empresa contratante
Posibles Tareas…
- Montaje de Manejador de BD
- Creación de las Diferentes Bases de Datos según herramientas software contratadas
- Cargue de BD de plantillas Excel diligenciadas (si el contratante decidió este método)
- Instalación y Configuración de Herramientas software contratadas
- Activación de Licencias Equipos y/o usuarios
- Verificación de Instalaciones por parte del contratante
FASE 3: ALIMENTACION DE BD
- Generalmente el Proveedor tiene estructurado el método para llenar las Bases de Datos del sistema contratado, podría ser por medio de carga de archivos que normalmente se realiza esta labor por medio de Plantillas Excel…
- PERO es decisión del contratante si toma este recurso o si desea alimentar sus BD con digitación directa en el software contratado
- Según y dependiendo del tipo de software contratado, serán las BD a alimentar, por ejemplo, no es lo mismo alimentar la BD de un sistema contable que alimentar las BD de un sistema de nómina, o de inventarios, cada uno tiene sus estructuras diferentes las cuales deberán respetarse
- Dependiendo del compromiso de los usuarios que ejecutan las tareas y de lo anterior podríamos decir que los tiempos de llenado de BD pueden ser variables
FASE 4: PARAMETRIZACIONES DEL SOFTWARE
Es en esta fase el usuario final recibirá las capacitaciones iniciales para realizar las primeras parametrizaciones del software
Posibles Tareas…
- Agendar y efectuar las capacitaciones de parametrización del sistema
- Realización de las tareas de parametrización por parte de los usuarios
FASE 5: PROCESOS Y PRODUCCION
En esta fase los usuarios recibirán la capacitación de los procesos faltantes o adicionales del software (diferentes a los de parametrización)
Posibles Tareas…
- Agendar y efectuar las capacitaciones de los procesos
- El usuario final deberá realizar sus primeros procesos según le fue enseñado y mas importante aún, de forma analítica (no autómata)
- Generalmente es en esta fase que las partes se ponen de acuerdo y definen la fecha para salir a producción
FIN DE LA IMPLEMENTACIÓN
Generalmente un proveedor de software informará a su cliente en el momento de la negociación cuándo tendrá el por concluida la implementación, normalmente se podría dar cuando se cumplan alguna o las 2 siguientes condiciones:
- Si se ha terminado el tiempo de Garantía ofrecido por el proveedor
- Si se ha salido a producción con el software contratado
Recomendaciones finales para que el proceso de implementación sea Exitoso
Como proveedores de software con amplia experiencia en el campo, podríamos dar 3 recomendaciones clave que le pueden ayudar a un contratante de software para que su proceso culmine con éxito y pueda disfrutar de su inversión…
- Que ESCUCHE con atención (grabe si es posible-tome notas) todo lo que su proveedor le informe, todo lo que su proveedor le conteste (ya sea por escrito o por cel), independientemente del tema que sea, ya sea de la negociación, ya sea de las instalaciones, ya sea de las licencias, ya sea de la forma en que prestan los servicios o de los tiempos de ejecución, etc… manténgase ATENTO …ESCUCHE CON ATENCION.
- Que PREGUNTE todo lo que no sepa, no le de pena, pregunte, resuelva sus dudas y cuando su proveedor le conteste, no se le olvide el punto anterior… estar Atento, Escuchar con atención.
- Que APROVECHE bien el tiempo que su proveedor le otorga, ya sea de garantía, ya sean tiempos largos o pequeños de explicación, de capacitación, de servicios que le brinda, aprovéchelos… aprenda, pregunte, adquiera destrezas y no se le olvide… Estar atento, Escuchar con atención…
Porque una vez se terminen esos tiempos que brinda el proveedor, por lo general los servicios de acompañamiento o mantenimiento que le pueda ofrecer, tendrán costo adicional y lo ideal es que el usuario sea autosuficiente y no dependa del proveedor, créanme, si siguen estas recomendaciones, esto le ayudará a evitar costos innecesarios (montos recurrentes).